Attribuire una data certa a un documento

Un modo per dare data certa a un documento è quello di recarsi presso un notaio e chiedere che le firme apposte su di esso vengano autenticate.

Il notaio redige sul documento la dichiarazione di autenticità delle firme, apponendo timbro, firma e anche data.

In alternativa, si potrà chiedere al notaio di ricevere in custodia il documento presso il suo studio. In tal modo, la data certa risulterà dal verbale di deposito con il quale il notaio dà atto del deposito stesso e della data in cui è avvenuto.

Il primo comma dell'articolo 2704 del Codice Civile afferma che la data di una scrittura non autenticata può divenire certa anche in forza di qualsiasi fatto che stabilisca in modo egualmente certo l'anteriorità della formazione del documento.

Sebbene, dal 1° aprile 2016, Poste Italiane non eroghi più il servizio "Data Certa", è comunque possibile piegare il documento in tre parti di modo che assuma un formato idoneo alla spedizione, spillarlo ai lati e portarlo all'ufficio postale per la spedizione raccomandata. In tal modo, infatti, l'ufficio postale incollerà direttamente sul documento il bollo adesivo utilizzato per le raccomandate (e generalmente apposto sulla busta), sul quale è indicata anche la data della consegna dello stesso all'ufficio per la spedizione, che varrà come data certa. Se l'interesse ad attribuire la data certa è di una sola delle parti che hanno sottoscritto il documento, la stessa potrà tranquillamente utilizzare tale metodo indirizzando la spedizione presso la propria abitazione.

Se si intende avvalersi del servizio postale per attribuire la data certa a un documento, è imprescindibile non inserirlo in una busta, in quanto se l'adesivo è apposto su un foglio non coincidente con quello in cui è riportata la scrittura lo stesso non è idoneo ad attribuire a quest'ultima certezza giuridica.

Qualsiasi pubblico ufficiale è legittimato a fornire una data certa a un documento mediante un semplice timbro. Per esempio, il deposito di un documento in Comune, in Tribunale o presso qualsiasi altro ufficio pubblico viene attestato con un timbro che, appunto, certifica la data. Pertanto è possibile acquistare una marca da bollo su cui poi il pubblico dipendente appone il timbro per “annullarla”.

La posta elettronica certificata garantisce la data certa. Quindi, se volete apporre la data certa ad una comunicazione potete spedirla via PEC a voi stessi oppure ad un altro account di posta elettronica certificata.

E' preferibile apporre nel corpo dell’email certificata il testo del documento e di non limitarvi a spedire solo l’allegato. Questo per evitare possibili contestazioni in merito al contenuto stesso dell’allegato, che dalla ricevuta generata dal gestore non può essere evinto.

Una volta effettuato l’invio, dovete conservare le due mail certificate inviatevi dal gestore, con cui si certifica l’avvenuta presa in consegna del messaggio e il suo recapito: sono queste che infatti certificano la data certa del documento spedito. Inoltre, è importante che il documento venga spedito ad un account di posta elettronica certificata (da PEC a PEC), altrimenti, il sistema non genererà la mail di avvenuta consegna.

La marca temporale è il servizio a pagamento fornito dai certificatori accreditati che consente, attraverso una procedura informatica, di apporre una marca virtuale su un documento informatico associando ad esso una data ed un’ora certe e legalmente valide. Per apporre una marca temporale ad un documento non è necessario essere dotati della firma digitale.